Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Форму 6-НДФЛ ввел в действие приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (в ред. приказа того же ведомства от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@). В этом же приказе приведена инструкция заполнения расчета.

Составляющие расчета — титульный лист, раздел 1, раздел 2.

Оформить расчет можно:

• ручкой синего, черного или фиолетового цвета;
• заполнив бланк на компьютере — рекомендовано использовать заглавные печатные символы шрифта Courier New высотой 16-18 пунктов;
• автоматически в специализированной программе — самый надежный способ заполнения, поскольку осуществляется он на основе вводимых ежемесячно данных с проверкой контрольных соотношений. Если контрольные соотношения не будут пройдены, программа выдаст ошибку, а в некоторых случаях не даст отправить электронную версию отчета налоговикам.

В готовом расчете страницы должны быть пронумерованы сквозным способом. В программе это делается автоматически.

Все основные правила заполнения расчета приведены в приложении № 2 к указанному выше приказу ФНС.

Заполняем титульный лист, разделы 1 и 2: как не допустить ошибок

Титульный лист расчета 6-НДФЛ содержит информацию о налоговом агенте (ИНН, КПП, наименование организации / Ф.И.О. ИП, код ОКТМО), код отчетного периода, год, номер корректировки, код налоговой инспекции, куда передается расчет.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ, формируемый за 9 месяцев 2019 года, будет содержать в себе сведения о доходах, начисленных/полученных за период с 01.01.2019 по 30.09.2019, вычетах, а также об общей сумме исчисленного за этот период налога. Данный раздел заполняется нарастающим итогом с начала года .

Раздел содержит следующие строки:

• 010 — ставка налога,
• 020 — доход сотрудников;
• 030 — размер вычетов;
• 040 — сумма рассчитанного налога;
• 050 - сумма фиксированных авансовых платежей, которые засчитываются в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам;

ВАЖНО! Строки с 010 по 050 заполняются отдельно по каждой ставке, поэтому их может быть несколько. Строки с 060 по 090 приводятся в отчете один раз.

• 060 — количество физлиц, получивших доход;
• 070 — сумма удержанного налога;
• 080 — сумма НДФЛ, которую не было возможности удержать в текущем отчетном периоде;
• 090 — сумма налога, возвращенного в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Раздел 2 будет заполняться на основании данных за последний квартал отчетного периода. В нашем случае — это третий квартал 2019 года. В этом разделе отчета приводятся:

• дата получения дохода — строка 100;
• дата удержания налога — строка 110;
• предельный срок перечисления подоходного налога в бюджет — строка 120;
• суммы фактически полученных доходов — строка 130;
• сумма удержанного НДФЛ — строка 140.

Отметим, что заполнение расчета 6-НДФЛ — дело непростое. Постоянно возникают путаница и недопонимание со стороны налоговых агентов при заполнении как первого, так и второго раздела. В связи с этим налоговая служба постоянно выпускает письма с разъяснениями о том, как внести данные в ту или иную строчку отчета. Всем лицам, представляющим расчет в контролирующие органы, надо обязательно пользоваться при его заполнении данными разъяснениями во избежание различного рода ошибок.

Вносим данные в расчет за 9 месяцев 2019 года: пример

Понять, как заполняется расчет, можно только на практике. Для этого рассмотрим заполнение 6-НДФЛ за 9 месяцев 2019 года на примере.

В ООО «АЛИСА» общий размер начисленной заработной платы за период с 01.01.2019 по 30.09.2019 по двум сотрудникам составил 390 тыс. руб. Сроки перечисления аванса — 20-е число текущего месяца, окончательного расчета по заработной плате — 5-е число следующего месяца. В разбивке по месяцам третьего квартала зарплата выплачивалась следующим образом:

• 05.07.2019 — 40 000 руб. — заработная плата за июнь 2019 года;
• 05.08.2019 — 50 000 руб. — за июль;
• 05.09.2019 — 50 000 руб. — за август.

За сентябрь зарплата выдается в октябре.

Помимо указанных сумм 20.08.2019 были начислены и выплачены больничные в сумме 4500 руб. По имеющимся сведениям оформим расчет 6-НДФЛ за 3 квартал 2019 года.

Заполненный образец 6-НДФЛ наши читатели могут посмотреть по приведенной ниже ссылке:

Итоги

За 3 квартал 2019 года 6-НДФЛ должен представляться всеми налоговыми агентами по НДФЛ в срок до 31 октября. В случае отсутствия данных для его заполнения можно передать налоговикам нулевой расчет, а можно направить им письмо о том, что доходы в пользу физических лиц не начислялись и не выплачивались. Расчет достаточно непрост в заполнении, у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, как правильно заполнить ту или иную строчку, поэтому в статье мы постарались кратко осветить все основные моменты внесения данных в отчет. Также мы рассказали, на каком бланке нужно сдавать расчет и привели пример его заполнения за 9 месяцев. А пример заполнения 6-НДФЛ за 2019 год у нас уже на подходе.

С 2016 года организации и ИП должны передавать в ИФНС ежеквартальную отчетность по форме 6-НДФЛ. В ней, в частности, приводятся данные о том, сколько дохода была начислено в пользу физических лиц и в каких объемах был удержан НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения были утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ ФНС (Приложение N 1 и Приложение N 2 к Приказу ФНС).

Кто должен сдавать 6-НДФЛ за 9 месяцев

Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдать в ИФНС налоговые агенты.

Это, как правило, работодатели (организации и ИП), выплачивающие доходы по трудовым договорам.

Также налоговыми агентами являются заказчики, выплачивающие доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.

Кто подписывает расчет 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя) (п. 2.2 Порядка заполнения расчета). В частности, расчет может подписать , заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев

Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года нужно представить в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом.

Поэтому сдать расчет нужно не позднее 31 октября 2016 года (абз.3 п.2 ст.230 Налогового кодекса РФ).

Место предоставления 6-НДФЛ за 9 месяцев

По общему правилу налоговые агенты должны представлять 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.

При этом для отдельных категорий налоговых агентов Налоговым кодексом установлены особые правила представления расчета (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Способ представления 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ может быть представлен в налоговый орган одним из следующих способов (Приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

Обращаем Ваше внимание на то, что Расчет 6-НДФЛ на бумажном носителе:

может представляться только в том случае, если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ);

представляется только в виде утвержденной машиноориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере.

Штрафы за опоздание отчетности по форме 6 НДФЛ

Помимо блокировки счетов, за нарушение сроков сдачи расчета 6-НДФЛ грозит 1000-рублевый штраф за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного НК для представления расчета (Пункт 1.2 ст. 126 НК РФ).

А за представление расчетов 6-НДФЛ с недостоверными сведениями - штраф 500 руб. за каждый неправильный документ (за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год) (Пункт 1 ст. 126.1 НК РФ).

Но если организация сама обнаружила, что допустила ошибки, и представила в инспекцию уточненный расчет 6-НДФЛ до того момента, как сообщение об ошибке пришлют налоговые органы, то 500-рублевый штраф организации платить не придется (Пункт 2 ст. 126.1 НК РФ).

Поэтому, отчитываясь по 6 НДФЛ с 2016 года, необходимо соблюдать сроки сдачи расчетов 6-НДФЛ и предоставлять достоверную информацию.

Рассмотрим нюансы заполнения расчета по форме 6-НДФЛ в различных ситуациях:

Зарплата начислялась, но не выплачивалась

Случается, что фактических выплат в пользу работников нет, а зарплату бухгалтер продолжает начислять.

Но если в период с января по сентябрь 2016 года включительно бухгалтер произвел хотя бы одно начисление, то сдать расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев необходимо.

Дело в том, что с начисленного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если доход еще фактически не выплачен (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Соответственно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ следует показать в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Ничего не начислялось и не выплачивалось

Если с января по сентябрь 2016 года включительно организация или ИП не начисляли и не выплачивали физическим лицам никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет, то сдавать расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев им не нужно.

Ведь организация или ИП в таком случае не признаются налоговым агентом (п.1 ст. 226 НК РФ).

«Нулевой 6-НДФЛ»

В письме ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928 говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ не сдается.

Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять:

«Если российская организация или индивидуальный предприниматель не производят выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению расчета по форме 6 – НДФЛ не возникает.

При этом в случае представления указанными лицами «нулевого расчета» по форме 6 – НДФЛ такой расчет будет принят налоговыми органами в установленном порядке».

Получается что нулевой расчет 6-НДФЛ, все же, может быть представлен.

Но зачем же его сдавать?

Дело в том, может и не знать, что компания или ИП не являются налоговым агентом и будут ожидать поступления расчета 6-НДФЛ.

При этом если расчет не поступит в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, то налоговая инспекция вправе заблокировать банковский счет (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтерам можно посоветовать два варианта действий:

Передать в ИФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчет 6-НДФЛ. При таком варианте, подобное письмо имеет смысл сдать не позднее 31 октября 2016 года;

Сдать нулевой расчет 6-НДФЛ.

При этом, если подать нулевой 6-НДФЛ, то налоговики и расчет получат и будут знать, что компания или ИП не являются налоговыми агентами.

Рассмотрим порядок заполнения расчета 6-НДФЛ.

Состав 6-НДФЛ

Форма расчета 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, включает в себя:

титульный лист;

раздел 1 «Обобщенные показатели»;

раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Сведения для заполнения расчета бухгалтеру нужно брать из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 2.1 Порядка, утв. приказом ФНС России от 14.10. 2015 № ММВ-7-11/450).

Заполнение титульного листа

При заполнении 6-НДФЛ за 9 месяцев в верхней части титульного листа проставляется ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное).

Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, которые получили выплаты от обособленного подразделения, то проставляется КПП подразделения.

Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только ИНН.
В строку «Номер корректировки» первичного расчета вписывается «000».

Если же подается уточенный расчет, то проставляется номер корректировки («001», «002», «003» и т. д.).

В графе «Налоговый период (год)» указывается год, за который подается девяти месячный расчет, а именно - 2016.

Код 212 «По месту нахождения (учета)» будет означать, что расчет подается по месту учета организации.

Если же, допустим, указать код 120, то он будет свидетельствовать о том, что расчет сдается по месту жительства ИП.

Заполнение раздела 1

В разделе 1 «Обобщенные показатели» показывается общая сумма начисленных доходов, налоговых вычетов и общая сумма начисленного и удержанного налога.
Отметим, что 6-НДФЛ нужно составлять нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за календарный год (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650).

Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за 9 месяцев должны найти отражение показатели с 1 января по 30 сентября 2016 года включительно.

Расшифровка строк 010-050

Эти строки нужно заполнять по каждой налоговой ставке:

6-НДФЛ за 9 месяцев следует заполнять на отчетную дату, то есть на 30 сентября. Поэтому любые операции, которые были проведены позже 30 сентября 2016 года в раздел 1 6-НДФЛ за 9 месяцев попадать не должны (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Расшифровка строк 060-090

Пример.

В организации работает 10 человек, с которыми заключены трудовые договоры.

Организация выплачивает физлицам доходы, облагаемые по ставке 13 %:

сумма начисленного всем работникам дохода за период с 1 января по 30 сентября 2016 года - 2 500 000 рублей. Эту сумму покажем по строке 020;

сумма налоговых вычетов за период с 1 января по 30 сентября 2016 года – 200 000 рублей. Эту сумму перенесем в строку 030;

сумма исчисленного НДФЛ составит 299 000 рубле (2 500 000 руб. – 200 000 руб.) х 13%. Эту сумму отразим в строке 040.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» будет выглядеть следующим образом:

Раздел 1. Обобщенные показатели

Заполнение раздела 2

В разделе 2 указывают следующие данные:

даты получения и удержания НДФЛ;

предельный срок, установленный для перечисления НДФЛ в бюджет;

суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

Все операции при заполнении раздела 2 нужно отражать в хронологическом порядке.

Поясним предназначение строк раздела 2:

Обращаем Ваше внимание на то, что в раздел 2 нужно включать только показатели, относящиеся к трем последним месяцам отчетного периода (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650).

Поэтому в разделе 2 за 9 месяцев 2016 года следует показать доходы и НДФЛ (с разбивкой по датам) только по операциям, совершенным в июле, августе и сентябре включительно.

Пример

В организации трудится 2 работника.

Доходы за 9 месяцев 2016 года были следующими:

Данные о зарплате за 9 месяцев 2016 года

Обращаем Ваше внимание на то, что зарплату за первую половину месяца (аванс) и зарплату за вторую половину месяца следует отражать вместе.

Кроме этого, зарплата за сентябрь, которую работник получил в октябре 2016 года, увеличит показатель строк 020 и 040 раздела 1.

Но в раздел 2 сведения о сентябрьской зарплате, выплаченной в октябре, попадут только в расчет 6-НДФЛ за 2016 год.

То есть, сентябрьская зарплата в разделе 2 расчета за 9 месяцев вообще не показывается.

Приведем примеры заполнения расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года в различных ситуациях.

Работники получили заработную плату за сентябрь 2016 года, в октябре 2016 года, то есть, уже в 4 квартале

Рассмотрим ситуацию: как отражается в 6-НДФЛ зарплата за сентябрь 2016 года, которая будет выплачена в октябре 2016 года.

Пример

В организации работает 5 человек.

Предположим, что заработную плату за сентябрь организация выплатила работникам 7 октября 2016 года. Сумма выплаты за сентябрь 2016 года составляет 100 000 руб. Сумма НДФЛ за сентябрь составила 13 000 руб.

Сумма НДФЛ за 8 месяцев 2016 года составила 104 000 руб.

Организация признает доход за сентябрь полученным и рассчитывает НДФЛ в последний день месяца, за который выплачивается зарплата - то есть, 30 сентября 2016 года.

Тем самым, выполняется требование пункта 2 статьи 223 НК РФ.

Начисленный доход и исчисленный на 30 сентября налог в разделе 1 нужно включить в показатели строк 020 и 040.

То есть, по этим строкам распределяется выплаченная в октябре сентябрьская зарплата и удержанный из нее НДФЛ.

После этого отражаем зарплату за сентябрь и НДФЛ с этой зарплаты в строках 060, 070 и 080 раздела 1:

организация выплатила доход в пользу 5 человек. Эту цифру переносим в строку 060;

общая сумма исчисленного налога – 117 000 рублей (в нее уже входит с НДФЛ с сентябрьской зарплаты). Эту сумма отражена в строке 040;

на отчетную дату (30 сентября) фактически удержанный налог будет меньше начисленного. То есть, по состоянию на 30 сентября «живых» денег у работников удержали меньшей той суммы, которую показали в графе 040. Всего по факту удержали 104 000 рублей. Именно фактически удержанную на 30 сентября сумму бухгалтеру и следует отнести на строку 070.

Получается, что налог с зарплаты за сентябрь, который фактически удержан в октябре 2016 года, не включается в строку 070 расчета за 9 месяцев (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8609). То есть, в строке 070 показывается только тот налог, который фактически удержан «живыми» деньгами на 30 сентября 2016 года.

В связи с этим суммы исчисленного (строка 040) и удержанного налога (строка 070) могут не совпадать. Это не является ошибкой.

Разница между строками 040 и 070 – это НДФЛ с зарплаты за сентябрь 2016 года, который фактически будет удержан только в октябре 2016.

Сумма такого «переходящего» налога в размере 13 000 рублей (117 000 руб. – 104 000 руб.

в строке 080 раздела 1, предназначенной для неудержанного налога не отражается (см. Письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).

В строке 080 нужно показывать только тот налог, который не был удержаны по каким-либо субъективным причинам (например, если налог не перечислен из-за тяжелого финансового положения компании).

Поэтому «переходящий налог» в строке 080 не отражают, поскольку и не должен был его удерживать на отчетную дату (на 30 сентября 2016 года) и в строке 080 просто ставится «0».

Если операцию начали в одном периоде (например, зарплату начислили в сентябре), а завершили в другом (выплатили в октябре), отразить ее следует в разделе 2 отчетности за тот период, в котором операцию завершили.

Такие разъяснения привела ФНС России в письмах от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553 и от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058.

Тогда в разделе 2 расчета 6-НДФЛ следует отразить:

по строке 100 «Дата фактического получения дохода» – 30.09.2016;

по строке 110 «Дата удержания налога» – 07.10.2016;

В этом случае, раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» будет выглядеть следующим образом:

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

Отражение отпускных и больничных в расчете 6-НДФЛ

Есть некоторые особенности отражения отпускных или больничных в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Дело в том, что с больничных и отпускных НДФЛ нужно перечислять не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Поэтому при отражении отпускных и больничных в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года следует:

по строке 100 – указывать дату выплаты отпускных или больничных;

по строке 110 – указывать ту же дату, что и по строке 100;

по строке 120 – указывать последнее число месяца, в котором выплачивали отпускные или больничные;

по строке 130 – указывать сумму дохода;

по строке 140 – указывать сумму удержанного налога.

Такой порядок отражения отпускных и больничных соответствует рекомендациям, приведенным в Письме ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312.

Пример

В организации были осуществлены следующие выплаты:

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» будет выглядеть следующим образом:

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

Отражение выплаты премии в расчете 6-НДФЛ

Если зарплата становится доходом в последний день месяца, за который она начислена, то премия становится доходом непосредственно в день ее выплаты.

Соответственно, премии в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев нужно выделять отдельно. Принцип отражения премий такой:

строка 100 – дата выплаты премии;

строка 110 – та же дата, что и по строке 100;

по строке 120 – следующий рабочий день после того, который указан по строке 110;

строка 130 – сумма дохода;

строка 140 – сумма удержанного налога.

Пример.

Налог на доходы с физических лиц с премии составил 1300 рублей (10 000 руб. х 13%).

В разделе 2 премия будет распределена следующим образом:

Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

Мы рассмотрели основные нюансы заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.

Невыполнение этих контрольных соотношений служит основанием для направления налоговым органом в адрес налогового агента запроса о даче пояснений, а также для составления акта проверки.

6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года следует представить . Рассказываем, как составить расчет в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред.3.

Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), представляет собой документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога (п. 1 ст. 80 НК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета расчет по форме 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденными приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в редакции приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@).

Расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года следует представить не позднее 31 октября 2018 года .

6-НДФЛ в программах 1С

Расчет по форме 6-НДФЛ, состоит из:

• Титульного листа;
• Раздела 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета.

6-НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред.3)

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами «Сводная» справка 2-НДФЛ , Регистр налогового учета по НДФЛ , Контроль сроков уплаты НДФЛ , Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел ).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность :

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать ;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать .

В стартовой форме укажите (рис. 2):

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет.

Нажмите кнопку Создать .

Обратите внимание! Если организация имеет территориально обособленные подразделения (не выделенные на отдельный баланс), то она должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представлять его в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений.

Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать , а далее на кнопку Создать . В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.

Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить .

Титульный лист 6-НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред.3)

В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения (рис. 3). В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.

По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т. е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 0 .

Поля Период представления (код) и Налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета. Для расчета за 9 месяцев 2018 года проставляется значение «33».

В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.

Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ). Например, по месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код «220», а по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком, указывается код «214».

При составлении расчета правопреемником в поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) указывается код реорганизации (ликвидации) в соответствии с Приложением № 4 к Порядку заполнения расчета, а в поле ИНН/КПП реорганизованной организации – ИНН и КПП реорганизованной организации.

В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ).

Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации .

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего нажать на кнопку Обновить (кнопка Еще – Обновить ).

В поле Дата подписи указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Обратите внимание! Дата подписи, указанная на титульном листе, влияет на автоматическое заполнение расчета по форме 6-НДФЛ, а именно на заполнение строки 080 раздела 1. Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заполняется по учетным данным программы, определенным по состоянию на дату подписи отчета.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред.3)

В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 заполняется для каждой из ставок налога (как в нашем примере) (за исключением строк 060–090) (рис. 1).

В разделе 1 указывается:

• по строке 010 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
• по строке 020 – общая сумма начисленного дохода (включая налог) по всем физическим лицам, по которым заполняется 6-НДФЛ. Указываются суммы начисленного дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в данной строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие по беременности и родам и т. д.);
• по строке 030 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т. ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу) (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
• по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ;
• по строке 025 – общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• по строке 045 – общая сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов;
• по строке 050 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В строки 020-045 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода (ответ на вопрос 12 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда (код дохода 2000, 2530) – это последний день месяца, за который начислен доход, для отпускных выплат, пособий – дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход (как и для справок по форме 2-НДФЛ). Например, пособие по временной нетрудоспособности, начисленное в сентябре 2018 года, но выплаченное в октябре 2018 года, будет отражаться в разделе 1 расчета за 2018 год. В расчет за 9 месяцев 2018 года данное пособие не попадет. Так как дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты.

На рис. 4 по налоговой ставке 35 % отражены доходы в виде материальной выгоды от экономии за пользование заемными средствами. По ставке 35 % налоговые вычеты не применяются. Поэтому по строке 020 указывается сумма начисленного дохода, а по строке 040 – сумма исчисленного налога.

В раздел 1 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 010–050. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 010–050 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010. Причем имеется возможность вручную указать доход, облагаемый по ставке на основании соглашения об избежании двойного налогообложения (5 % или 10 %) (рис. 7).

Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060–090:

• по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. При этом физическое лицо, получившее в течение одного периода доходы по разным договорам или по разным ставкам налога, учитывается как одно лицо;
• по строке 070 – общая сумма удержанного налога в отчетном периоде. То есть в каком отчетном периоде был удержан налог, а налог всегда удерживается при выплате дохода, в расчет за такой период он и попадет. Например, зарплата за сентябрь 2018 года выплачена в октябре 2018 года. Дата удержания налога в этом случае приходится на отчетный период за 2018 год. Поэтому сумма удержанного налога отразится в строке 070 раздела 1 расчета за 2018 год. Если зарплата за сентябрь 2018 года выплачена в сентябре, то налог, удержанный при этой выплате, включается в строку 070 расчета за 9 месяцев 2018 года;
• по строке 080 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ. В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета. Например, заработная плата за сентябрь 2018 года была выплачена 05.10.2018. Чтобы сумма удержанного налога в октябре месяце не отразилась в строке 080 расчета за 9 месяцев 2018 года, дата подписи отчета должна быть не ранее чем 05.10.2018. По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (ответы на вопросы 5 и 6 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
• по строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии ст. 231 НК РФ.

В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать .

Пример

При автоматическом заполнении расчета в разделе 1 заполняются два блока строк 010–050: отдельно по ставке 13 % и отдельно по ставке 35 % (рис. 4). Получить в программе отчет по доходам и исчисленному НДФЛ с отбором по дате фактического получения дохода можно с помощью отчета «Сводная» справка 2-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) (рис. 5). Общую сумму удержанного за период налога можно получить с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (рис. 6).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред.3)

Обратите внимание! Раздел 2 заполняется по сроку перечисления налога: на какой отчетный квартал приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120), в расчет за такой период и должна включиться операция. Например, заработная плата за сентябрь 2018 года выплачена в последний рабочий день месяца (28.09.2018), срок перечисления налога с заработной платы – следующий рабочий день после удержания налога, в нашем случае – 01.10.2018 (так как 29 и 30 сентября – выходные дни). В такой ситуации заработная плата за сентябрь будет отражена в разделе 1 расчета за 9 месяцев 2018 года и в разделе 2 расчета за 2018 год. В раздел 2 расчета за 9 месяцев 2018 года зарплата не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120).

Или, например, пособие по временной нетрудоспособности начислено в августе 2018 года и выплачено вместе с зарплатой за август – 05.09.2018. Срок перечисления НДФЛ с суммы пособия – последний день месяца, в котором произведена выплата, т. е. 30.09.2018. Так как это выходной день, то срок перечисления переносится на 01.10.2018. Следовательно, эта операция не отражается в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2018 года. Она будет отражена в разделе 2 за 2018 год. Однако, так как дата получения дохода по этой операции – 05.09.2018, она попадет в раздел 1 расчета за 9 месяцев 2018 года.

Натуральные доходы, с которых налог не был удержан, отражаются в разделе 2 по дате получения дохода.

В разделе 2 указываются (рис. 8):

• по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (см. таблицу). Например, дата фактического получения заработной платы – это последний день месяца, для материальной помощи – дата выплаты.

В программе:

• для доходов в виде оплаты труда (коды дохода 2000, 2530) дата получения дохода определяется как последнее число месяца, за который начислен доход (или дата увольнения, если сотрудник был уволен);
• для прочих доходов дата получения дохода определяется по дате выплаты, указанной в документе на выплату дохода (Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета ) (рис. 9).

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. В программе расчет суммы к удержанию в счет погашения займа, материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, и НДФЛ с материальной выгоды производится с помощью документа (закладка Займы ). Дата получения дохода в виде материальной выгоды определяется как последнее число месяца начисления документа Начисление зарплаты и взносов .

Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена (см. письма ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400). Для такой премии соответствует код вида дохода – 2002. Для этого в программе необходимо для кода дохода 2002 установить флажок Соответствует оплате труда , а в форме вида начисления выбрать категорию дохода – Оплата труда . Если выбрать категорию дохода Прочие доходы от трудовой деятельности , дата получения дохода в конечном итоге будет учитываться по дате выплаты премии.

Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.

• по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Дата удержания налога – это дата фактической выплаты.

В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета . Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле Дата выплаты (рис. 9).

При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из «безвизовых» стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

• по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Строка 120 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Например, если это пособие по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), отпускные, то срок перечисления до конца месяца, в котором выплачивались такие доходы. Все остальные доходы, в том числе зарплата – это следующий день после удержания налога. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Таким образом, в строке реальная дата перечисления налога не отражается, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ. В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически предельный срок перечисления налога.

Согласно контрольным соотношениям показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) строка 120 сверяется с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяется не сумма, а дата. Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то, возможно, нарушен срок перечисления удержанной суммы НДФЛ. Организации придется уплатить пени и штрафы за несвоевременное перечисление налога. В программе для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ). Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.

• по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога, налоговых вычетов) в указанную в строке 100 дату. Включаются все доходы сотрудников, в том числе и выплаченный аванс и удержанные суммы, а не только суммы по ведомостям на выплату, при которых был удержан НДФЛ. Данная строка НЕ включена в контрольные соотношения показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@), т. е. строка сверяться ни с чем не будет, она является справочной;
• по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. По строке указывается сумма налога без учета возврата суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом.

Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности. При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам , Регистрация прочих доходов , Дивиденды ), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Датой фактического получения дохода, равно как и датой удержания налога, считается дата выплаты, указанная в документе.

Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100–140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т. е. по ним заполняется отдельный блок строк 100–140. Например, в один день были выплачены материальная помощь и пособие по временной нетрудоспособности. Строки 110–140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.

В раздел 2 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 100–140. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 100–140 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 100.

В программе с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) можно проверить правильность заполнения раздела 2 сформированного расчета, например, данные об удержанном за период налоге (рис. 10). Отчет сверяет данные учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.

По просьбам пользователей в раздел добавлены справочные поля, в которых указываются итоговые суммы показателей строк 130 и 140.

Таблица

Представление 6-НДФЛ в налоговый орган

Российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении доходов, полученных работниками обособленных подразделений организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным с обособленными подразделениями, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту нахождения таких обособленных подразделений.

Организация, имеющая обособленные подразделения, должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

Организация, имеющая обособленные подразделения в одном муниципальном образовании (т. е. у них один ОКТМО), должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению (письмо ФНС России от 19.11.2015 от № 03-04-06/66970).

Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, в отношении доходов, полученных работниками по месту нахождения организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным по месту нахождения организации, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. В отношении доходов, полученных работниками обособленных подразделений организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным с обособленными подразделениями, эти организации вправе выбрать, в какой налоговый орган представлять информацию – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика или по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).

Обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета (месту жительства) расчета по форме 6-НДФЛ у индивидуального предпринимателя возникает в случае, если он в соответствии со статьей 226 и пунктом 2 статьи 226.1 НК РФ признается налоговым агентом (письмо Минфина России от 10.05.2016 № 03-04-05/26580).

В случае ликвидации (реорганизации) организация представляет расчет в налоговый орган по месту своего учета за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) данной организации (Письмо ФНС России от 30.03.2016 № БС-3-11/1355@).

В случае ликвидации (закрытии) обособленного подразделения крупнейшего налогоплательщика организация, отнесенная к категории крупнейших налогоплательщиков, представляет расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников данного обособленного подразделения в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо по месту учета ликвидируемого (закрываемого) обособленного подразделения за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения (Письмо ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@).

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по установленным форматам. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек налоговые агенты могут представлять расчет на бумажных носителях.

Датой представления расчета считается:

• дата его фактического представления – если налоговый агент или его представитель лично передают сведения в налоговый орган;
• дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения – при отправке расчета по почте;
• дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.

Представление 6-НДФЛ в налоговый орган в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред.3)

Проверка расчета

После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения . После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. При необходимости можно открыть форму для просмотра результатов проверки. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения ) (рис. 11). При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т. д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке.

Печать расчета

Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать , расположенную в верхней части формы отчета (рис. 12). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417 . После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 12) или Форма без штрихкода PDF417 . При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 13). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать . Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате PDF-документа (PDF), Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить ).

Выгрузка расчета в электронном виде

В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 14). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Отправка расчета в налоговый орган

В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис «1С-Отчетность»).

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 15). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить .

Сегодня мы с вами, уважаемые читатели, будем разбираться с тем, как заполнить 6-НДФЛ. Эта форма отчета – одно из нововведений 2016 года. Хоть она и ввелась три года назад, но вот уже наступил 2019 год, а вопросов по ее заполнению по-прежнему множество. Мы начнем с самых стандартных примеров заполнения формы 6-НДФЛ.

Кто сдает 6-НДФЛ

Напомню, что 6-НДФЛ составляется всеми работодателями (и ИП, и юрлицами) по итогам каждого квартала нарастающим итогом !

Как заполнить 6-НДФЛ правильно

А заполнять и сдавать декларации и другие формы отчета проще через специальный сервис .

Ну а теперь приступим к инструкции по правильному заполнению 6-НДФЛ. Ниже разберем несколько примеров.

Важно! В статье бланк 6-НДФЛ заполнен на примере 1 квартала 2019 года.

Заполняем титульник

• Указываем ИНН и КПП юрлица (у ИП только ИНН);
• Проставляем номер корректировки (для первичного отчета ставим «000», если сдаем уже корректировочный отчет – то «001» и т.д.);
• Ставим код периода, за который составлен отчет (есть в Приложениях к приказу об утверждении бланка) и год: если мы сдаем отчет за 1 квартал, то код периода у нас будет «21», ну а год «2019»;
• Далее ставим код налогового органа (куда сдаем отчет) и код места представления (таблица с ними тоже есть в Приложениях к Приказу): когда отчет сдается по месту учета юрлица — ставим «212», если по месту жительства ИП – «120»;
• Указываем наименование юрлица или ФИО ИП;
• Ставим код ОКТМО;
• Указываем контактный телефон, проставляем количество страниц отчета и количество листов приложений к нему, если они есть;
• В тех строчках, которые не заполняются, ввиду отсутствия данных, обязательно проставляются прочерки.

Нижние части титульника заполняются стандартно: левая часть – для лица, представляющего отчет в налоговый орган, правая часть – для работника налоговой.

Образец заполненного титульника отчета 6-НДФЛ

Важно! Если у вас не один код ОКТМО, то нужно будет заполнить несколько отчетов 6-НДФЛ: на каждый код – отдельный отчет.

Когда такое может быть?

• Когда зарплату работникам выплачивает головная организация и обособленное подразделение, находящееся на другой территории – в этом случае, заполняются два отдельных отчета, каждый сдается в свою налоговую согласно проставленному коду ОКТМО;
• Когда у ИП часть деятельности переведена на ЕНВД или патент, соответственно, он стоит на учете как плательщик этих налогов в другой налоговой – здесь ИП должен проставить ОКТМО в соответствии с местом ведения деятельности, переведенной на эти спецрежимы.

На этом, в принципе все, титульник заполнен. В его заполнении, как вы видите, ничего сложного нет. Теперь переходим к разделам. И тут мы сразу разделим все следующие действия на два примера: когда вы выплачиваете работникам зарплату до конца месяца и когда вы ее выплачиваете им уже в следующем месяце.

Что это означает?

Поясню сразу на примере. Зарплата должна выплачиваться работнику минимум 2 раза в месяц: обычно сначала платят аванс, а потом остальную зарплату.

Как это происходит в реальности?

Аванс за текущий месяц чаще выплачивается 15-25 числа этого месяца, то есть, например, аванс за октябрь работник получает 16 октября. А зарплату за октябрь работник может получить как в октябре, например, 31 октября – в последний день месяца, а может уже в ноябре – обычно так и происходит, работодатели выплачивают зарплату за прошедший период до 5-10 числа уже следующего месяца. Даты могут различаться, они устанавливаются работодателем в Положении об оплате труда. Соответственно, мы имеем две ситуации:

1. Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в этом же месяце;
2. Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в следующем месяце.

Различать эти ситуации важно именно на стыке периодов. Например, сейчас нужно будет сдать отчет по итогам 1 квартала. Соответственно, для каждой из обозначенных выше ситуаций его показатели будут отличаться.

Заполняем разделы 1 и 2: Если зарплату платим в этом же месяце

Покажем примерный расчет на примере: в компании ООО «Первый» с начала 2018 года работает 5 человек, численность сотрудников не менялась. Допустим, каждому работнику установлена зарплата в 26 250 рублей, соответственно, сумма начисленного дохода, а в нашем случае при заполнении Декларации за 1 квартал 2019 года, мы будет в отчете отображать начисленный доход за период декабрь 2018 – февраль 2019, составил 26 250 *5 = 131 250 руб. (это декабрь 2018г.) и 26 250 *5 * 2 мес. = 262 500 (январь-февраль 2019г.), будет равна 393 750 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись.

Работникам в январе-феврале 2019 года были предоставлены налоговые вычеты на детей в общей сумме 28 тыс. руб. За декабрь 2018 года стандартные вычеты не предоставлялись, так как совокупный доход каждого работника превысил 350 тыс. рублей. Получается, что исчисленный НДФЛ за декабрь 2018 составил 131 250 *13% = 17 063 рубля, а за январь-февраль 2019 года — (262 500– 28 000) * 13% = 30 486 рублей.

Как это нужно проставить в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:

• Стр. 010 – 13% (если есть начислялись доходы, облагаемые НДФЛ по другим ставкам, то в отчете нужно будет заполнить несколько Разделов 1 – каждая ставка проставляется на отдельном листе со сквозной нумерацией);
• Стр. 020 – ставим 393 750 рублей, т.е. всю сумму дохода работников за декабрь-февраль 2019 г.;
• Стр. 030 – ставим 28 000 рублей, т.е. суммы вычетов, предоставленных работникам;
• Стр. 040 – ставим 47 549 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
• Если при заполнении строк 025; 045; 050; 080; 090 нет данных, так как не начислялись дивиденды, как в нашем случае, то в них проставляются не прочерки, а 0 (см. п. 1.8 Порядка по заполнению формы, утв. Приказом ФНС России №ММВ-7-11-450 от 14.05.2015г.)

• Стр. 070 – 47 549 рублей, т.е. сумму удержанного налога.

Строки 060 – 090 включают в себя общие суммы для всех последующих разделов. Поэтому, если при заполнении у вас несколько листов, то эти данные проставляются только на первом из них. На остальных листах в строках 060-090 ставятся прочерки.

Важно! Если вы выплачиваете зарплату за текущий месяц в течение этого же месяца, то в идеале у вас будет выполняться равенство: стр. 040 = стр. 070. То есть, сколько налога НДФЛ с доходов работников вы исчислили, столько и удержали. Если часть суммы НДФЛ не удержана по каким-либо причинам, она показывается в строке 080. В этом случае, равенство будет таким: стр. 040 = стр. 070 + стр. 080.

В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Обратите внимание, что при выплате зарплаты следует учитывать следующие даты:

• Датой получения дохода (для целей расчета НДФЛ) считается последнее число месяца, за который эта зарплата начисляется, к примеру, 31.01.
• Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег, а это в нашем примере – 5 февраля.
• Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается день, идущий после дня выплаты денег. В нашем примере это будет 6 февраля.

Теперь заполняем каждый блок Раздела 2. В последующие налоговые периоды данные проставляются нарастающим итогом.

• Стр. 100 – 12.2018;
• Стр. 110 – 01.2019; (дата выплаты смещена по причине новогодних праздников)
• Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц);
• Стр. 120 – 01.2019.

В итоге, после того, как вы заполните Раздел 2, у вас сумма строк 130 по всем месяцам должна быть равна строке 020, а сумма строк 140 по всем месяцам – строке 070.

Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2

Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце

Пример по идее остается тот же: 5 работников, зарплата каждого 26 250 рублей, итоговый доход за 9 месяцев 1 181 250 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись. Зарплата за текущий месяц выдается 10 числа следующего месяца, то есть зарплату за сентябрь работники получат 10 октября.

Налоговые вычеты, предоставленные работникам за период с начала года, составили все те же 36 тыс. руб. Сумма исчисленного НДФЛ составляет: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 рублей, в том числе 17 063 рублей – НДФЛ с зарплаты за сентябрь.

Что ставим в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:

• Стр. 010 – 13% (если были доходы, облагаемые по другим ставкам, то заполняем разделе несколько раз);
• Стр. 020 – ставим те же 1 181 250 рублей общего дохода;
• Стр. 030 – ставим те же 36 000 рублей вычетов;
• Стр. 040 – ставим 148 881 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
• Остальные строки прочерки, так как доходы в виде дивидендов не начислялись.

Теперь переходим к итоговой части Раздела 1. Здесь нужно проставить:

• Стр. 060 – 5 человек, так как в компании 5 работников;
• Стр 070 – 131 818 рублей (148 881 руб. – 17 063 руб.), т.е. НДФЛ здесь проставляется без учета налога с зарплаты за сентябрь: мы его не удержали, так как зарплату еще не выплатили.

Важно! В этом случае стр. 070 будет меньше стр. 040, так как с зарплаты за сентябрь налог еще не удержан. Ставить оставшуюся сумму (17 063 руб.) в строку 080 тоже не надо. Отчет составляется по состоянию на последний день периода, а так как зарплата по состоянию на этот день не выплачена, то и обязанности удержать налог не возникает.

Заполненный Раздел 1 для этой ситуации будет выглядеть вот так:

В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Даты здесь будут считаться по-другому.

• Датой получения дохода для целей расчета НДФЛ будет так же считаться последнее число рабочего месяца. В сентябре это 30 число.
• Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег. Чтобы 10 октября работники получили зарплату, ее надо перечислить в банк на день раньше. Получается, что датой удержания НДФЛ 9 октября.
• Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается дата, следующая за днем выплаты денег. В нашем примере это будет 10 октября.

Далее заполняем каждый блок Раздела 2 с начала года, то есть расписываем суммы по каждому месяцу. Но данные по зарплате за сентябрь мы здесь не покажем, они попадут уже в отчет за год, так как выплачена зарплата будет только в октябре. В отчете за год данные за сентябрь нужно будет заполнить так:

• Стр. 100 – 09.2017;
• Стр. 130 – 131 250 рублей (зарплата работников за месяц);
• Стр. 110 – 10.2017;
• Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц с учетом полученных работниками стандартных вычетов);
• Стр. 120 – 10.2017.

Теперь вы знаете, как заполнить 6-НДФЛ. Если есть вопросы, задавайте в комментариях!

России 14 октября 2015 года была утверждена отчётная форма: расчёт НДФЛ по форме 6НДФЛ, который был исчислен и удержан у физических лиц в отчётном периоде. Декларация по утверждённой форме обязательна к заполнению и предоставлению в ИФНС для всех налоговых агентов (компаний, организаций, предприятий и индивидуальных предпринимателей).

Отчёт по форме 6-НДФЛ: регламент сдачи, структура

Отчёт по форме 6НДФЛ передаётся в налоговую инспекцию ежеквартально. Предельный срок сдачи - последний день месяца, который следует за отчётным. Если эта дата выпадает на праздник, субботу или воскресенье, то допустимая дата сдачи отчёта - следующий рабочий день за выходным или праздником.

В 2017 году расчёт по отчёту сдаваться в налоговый орган должен не позже:

• третьего апреля 2017 г. (годовой расчёт за 2016 год),
• второго мая 2017 г. (квартальный отчёт за три месяца 2017 года),
• тридцать первого июля 2017 г. (полугодовой отчёт за 2017 год),
• тридцать первое октября 2017 г. (отчёт за девять месяцев 2017 года).

Отчёт за 2017 год следует сдать не позже второго апреля 2018 года.

Нарушение предельных сроков сдачи отчётности приводит к санкциям со стороны налоговых органов. Налоговый агент наказывается штрафом в одну тысячу рублей за каждый просроченный месяц, даже если просрочка составила всего один день.

Штрафные санкции предусмотрены при неправильном оформлении и ошибках в расчёте 6НДФЛ. За обнаруженные налоговиками неточности придётся заплатить штраф в пятьсот рублей.

Этот отчёт предоставляет информацию не по конкретному физлицу, а в целом по начисленному и перечисленному подоходному налогу по всем физлицам, получавшим доходы в организации.

• Петровой Н.И. - в течение 10 месяцев с начала года на 1 ребёнка 1400 рублей х 10 мес.= 14 000 руб
• Морозову Е.Н. - в течние 3 месяцев с начала года на троих детей - ((1400 х 2)+ 3000) х 3 мес. = 17 400 руб
• Одному сотруднику в течение 2016 года предоставлялся стандартный вычет как инвалиду: Сидорову А.В. - за 12 месяцев с начала года вычет составил 500 х 12 мес. = 6000 рублей.

Чтобы без затруднений заполнить раздел 2 расчета 6 НДФЛ за четвёртый кв. 2016 года воспользуемся следующей вспомогательной таблицей. В ней отражены суммы выплат,налоговых вычетов, начисленного и уплаченного налога в 4 квартале.

В таблице отражены выданные семи сотрудникам подарки к Новому году.

В 2016 года эти сотрудники не получали материальную помощь и другие подарки.

Пример заполнения второго раздела 6НДФЛ

По информации, указанной в приведённой выше таблице, рассмотрим, как заполнить раздел 2 6 НДФЛ:

Первый блок:

• стр. 100 - 30.09.2016 стр.130 - 300000;
• стр. 110 - 11.10.2016 стр.140 - 58253;
• стр. 120 - 12.10.2016.

Второй блок:

• стр. 100 - 20.10.2016 стр.130 - 24451.23;
• стр. 110 - 20.10.2016 стр.140 - 3183;
• стр. 120 - 31.10.2016.

Третий блок:

• стр. 120 - 31.10.2016.

Четвёртый блок:

• стр. 100 - 25.10.2016 стр.130 - 40000;
• стр. 110 - 25.10.2016 стр.140 - 5200;
• стр. 120 - 31.10.2016.

Пятый блок:

• стр. 100 - 31.10.2016 стр.130 - 317000;
• стр. 110 - 11.11.2016 стр.140 - 60463;
• стр. 120 - 14.11.2016.

Шестой блок:

• стр. 100 - 11.11.2016 стр.130 - 37428.16;
• стр. 110 - 11.11.2016 стр.140 - 4866;
• стр. 120 - 30.11.2016.

Седьмой блок:

• стр. 100 - 30.11.2016 стр.130 - 32000;
• стр. 110 - 09.12.2016 стр.140 - 6103;
• стр. 120 - 12.12.2016.

Восьмой блок:

• стр. 100 - 26.12.2016 стр.130 - 5000;
• стр. 110 - 26.12.2016 стр.140 - 650;
• стр. 120 - 27.12.2016.

Девятый блок:

• стр. 100 - 27.12.2016 стр.130 - 35000;
• стр. 110 - 27.12.2016 стр.140 - 910;
• стр. 120 - 28.12.2016.

2 раздел 6 НДФЛ: форма, образец заполнения нулевого отчёта

Отчёт 6НДФЛ обязаны предоставлять налоговые агенты: предприятия (организации) и ИП, выплачивающие вознаграждения за труд физическим лицам. Если в течение календарного года ИП или предприятие не начисляло и не выплачивало доходы сотрудникам и не вело финансовую деятельность, то нулевой расчёт формы 6НДФЛ можно не сдавать в ИФНС.

Но если организация или ИП предоставят нулевой расчёт, то ИФНС обязана его принять.

Инспекторы ИФНС не знют, что организация или ИП в отчётном периоде не вели финансовую деятельность и не являлись налоговыми агентами, и ожидают расчёт по форме 6НДФЛ. Если отчёт в течение двух недель после окончательного срока подачи не будет сдан, то ИФНС имеет право заблокировать банковский счёт и выставить штрафные санкции ИП или организации, не сдавшей отчёт.

Во избежание неприятностей с ИФНС бухгалтер имеет право предоставить декларацию 6НДФЛ (с пустыми значениями) или написать в ИФНС информационное письмо.

Образец подготовленного к сдаче отчёта с нулевыми показателями приведен ниже.

Образец письма в ИФНС о нулевом отчёте можно увидеть ниже.

Заполнение 6 НДФЛ: алгоритм действий

Для облегчения труда по заполнению второго раздела расчёта 6НДФЛ необходимо:

1. Подобрать все платёжные поручения по уплате НДФЛ в отчётном квартале.
2. Подобрать все платёжные поручения по перечислению доходов сотрудникам и расходно-кассовые ордера по выдаче доходов из кассы, разложить их в хронологическом порядке.
3. Составить вспомогательную таблицу по примеру, описанному выше
4. Информацию по каждому виду дохода в таблице заполнять согласно информации, приведённой в разделе: "Как заполнить 6НДФЛ: строки 100-120".
5. Из заполненной вспомогательной таблицы взять информацию для раздела 2 расчёта 6 НДФЛ.

Внимание:

• В строке 110 указывается день, в который реально выплачен доход сотрудника (даже если зарплата или другой доход выплачен позже даты, установленной НК).
• НДФЛ не удерживается при выплате аванса.
• В строке 120 проставляется предельная дата для перечисления в бюджет налога по виду дохода, а не действительная дата перечисления подоходного налога (даже если налог перечислен позже даты, установленной НК).
• В строке 140 проставляется сумма исчисленного подоходного налога с выплаченного дохода (если подоходный налог перечислен не полностью или вообще не перечислен, то всё равно проставляется налога, который надо было перечислить).

Второй раздел 6 НДФЛ. Ситуация: невозможно удержать налог

Как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ, когда удержать подоходный налог у сотрудника не представляется возможным?

Физическое лицо получило доход в натуральном выражении (например, подарок), но в дальнейшем у него нет денежных выплат.

У работодателя нет возможности удержать и перечислить в бюджет подоходный налог с выданного в натуральном выражении дохода.

Как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ в этой ситуации, указано ниже:

• стр.100 - день выдачи дохода в натуральном выражении;
• стр.110 - 0;
• стр.120 - 0;
• стр.130 - доход в натуральном выражении (сумма);
• стр.140 - 0.

Сумма не удержанного дохода указывается в разделе первом декларации по стр. 080.

Заключение

Декларация 6 НДФЛ - отчёт для бухгалтеров новый. При его заполнении возникает большое количество вопросов, не все нюансы рассмотрены и отражены в рекомендациях, данных налоговиками. Разъяснения и уточнения по спорным вопросам регулярно даются в официальных письмах ФНС Российской Федерации. В 2017 году не предусмотрены изменения отчётной формы и правил её заполнения. В данной статье отражено как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ в самых распространённых ситуациях, приведённый алгоритм составления второго раздела расчёта успешно применяется на практике.

Удачи в сдаче отчётов!